تهیه گزارش های مالی و تنظیم صورت دارایی و دیون وظیفه ذاتی هیات مدیره است و برای اینکه بازرس قانونی در طول سال مالی از وضعیت مالی شرکت مطلع باشد و همه امور موکول به پایان سال مالی نشود در ماده 137 ” لایحه ” هیات مدیره مکلف شده هر شش ماه یک بار خلاصه صورت دارایی و دیون شرکت را به بازرس قانونی ارائه کند.

در ماده 232 ” لایحه ” نیز تکلیف هیات مدیره در پایان سال مالی معین و مقرر شده صورت دارایی، دیون ، ترازنامه ، حساب سود و زیان و عملکرد شرکت را به ضمیمه گزارش فعالیت ها و وضع عمومی شرکت تنظیم کرده و حداقل بیست روز قبل از تاریخ مجمع عمومی عادی شرکت در اختیار بازرس قانونی قرار دهد.
هیات مدیره در تنظیم حساب عملکرد و صورت سود و زیان طبق مواد 233 تا 236 ” لایحه ” ملزم به رعایت موازینی است که هم اکنون در استانداردهای حسابداری و مقررات مالیاتی به روشنی و با جزییات تبیین شده است و شرکت ها و بازرسان و حسابرسان شرکت مکلف به رعایت آن ها می باشند.

چگونگی اطلاع سهام داران از گزارش های مالی شرکت سهامی
شیوه کسب آگاهی سهام داران از حساب ها و گزارش های هیات مدیره و بازرس قانونی در ماده 139 ” لایحه ” پیش بینی شده است. بر این اساس حق آگاهی سهام داران از حساب های شرکت نباید موجب بروز اخلال در وظایف عادی و روزمره مدیران شود.
یادآوری می شود در هیچ یک از مواد ” لایحه ” حقی برای سهام دار جهت مراجعه هر روزه به شرکت و مطالبه فتوکپی و رونوشت از مصوبات هیات مدیره یا صورت های مالی و جزییات معاملات و عملیات مالی شرکت ذکر نشده زیرا بدیهی است که این شیوه کسب اطلاع مخل جریان عادی امور شرکت خواهد بود. در این خصوص نوع شرکت سهامی اعم از عام و خاص تفاوتی ندارد.
گزارش عملیات مدیران و ترازنامه و صورت حساب سود و زیان و اظهارنظر بازرس قانونی از پانزده روز قبل از جلسه مجمع عمومی باید در مرکز شرکت آماده باشد تا صاحبان سهام بتوانند از آن رونوشت تهیه کنند.
در ماده 150 ” لایحه ” مهلت ارائه گزارش بازرسان ده روز قبل از جلسه مجمع عمومی تعیین شده که با مفاد ماده 139 ” لایحه ” در تعارض است زیرا وقتی ماده 150 ” لایحه ” بازرس قانونی می تواند تا ده روز قبل از تاریخ مجمع گزارش خود را ارائه هنماید چگونه سهام داران قادر خواهند بود از پانزده روز قبل از مجمع رونوشت گزارش بازرس را درخواست کنند.
در حال حاضر شرکت ها قدر متقین یعنی فاصله ده روزه را رعایت می کنند و از آن جایی که رونویسی کردن از ترازنامه و گزارش ها، به ویژه وقتی نوع شرکت سهامی عام و دارنده بیش از هزاران سهام دار باشد، امری زمان بر و پر زحمت خواهد بود، به هزینه شرکت به سهام داران فتوکپی داده می شود.
در شرکت های سهامی عام این گونه گزارش ها با صرف هزینه به صورت کتابچه هایی وزین و رنگین همراه با عکس هایی از فعالیت های شرکت چاپ و نشر می شود و معمولاَ هم برای رعایت کیفیت و پیش گیری از بروز مشکلات در نشر و چاپ مطالب کتابچه های مزبور در همان روز برگزاری مجمع توزیع می شوند.
معمولاَ کمتر شرکتی عملاَ قادر به توزیع این کتابچه ها ده روز قبل از برگزاری مجمع است.
ضرورت وجود گزارش ها حداقل ده روز قبل از مجمع این است که سهام داران فرصت مطالعه و بررسی کامل گزارش های مالی و اظهارنظر و احیاناَ ایرادات بازرس قانونی را داشته باشند و با آمادگی کامل برای اخذ توضیح از هیات مدیره در جلسه مجمع عمومی حضور یابند.
در شرکت های پذیرفته شده در بورس اطلاعات فوق باید به صورت الکترونیکی در سامانه شرکت، ده روز قبل از مجمع درج شود اما این اقدام رافع مسئولیت مدیران در ارائه گزارش های مکتوب و فیزیکی نیست و سهام داران نیز در جلسه مجمع خواهان دریافت گزارش کتبی هیات مدیره و اظهار نظر بازرس قانونی هستند و بعضاَ با دقت گزارش های سالیانه را نگهداری می کنند. در حالی که گاهاَ مدیران شرکت ها در حفظ گزارش های فوق و مصوبات ترازنامه و سود و زیان که به منزله مفاصا حساب عملکرد آنان و بسیار حیاتی است غفلت می ورزند و زمانی که سال ها بعد از تصدی مدیریت ، به علتی به دادگاه احضار می شوند اسناد و مدارک لازم آن دوره را برای اثبات صحت عملکرد خود و ارائه آن به دادگاه در اختیار ندارند و البته که دیگر امکان تحصیل آن از شرکت که چه بسا خود شاکی پرونده باشد وجود ندارد.
جهت مشاوره و اقدام  به ثبت شرکت با ما تماس بگیرید.